Budgetprocessen

Revisorerna har granskat budgetprocessen i Vimmerby kommun och den rapporten finns att läsa på hemsidan och det är ärende nummer sex i kungörelsen. http://www.vimmerby.se/PageFiles/4798/KF%20kungörelse%2020150126.pdf 

Folkpartister debatterar detta intensivt på olika sätt och härmed vill jag in debatten på mitt sätt via min blogg. Börje Forss ville debattera detta på KF i samband med att revisorerna redovisade granskningen. Han nekades debatten av ordförande. Frågan är när och om han får debattera budgetprocessen eftersom KS valt att inte skicka beslutet om att godkänna svaret till revisorerna tillbaka till KF. (Det var ändå kungjort som ett beslutsärende som skulle till KF) 

Intressant att politiken i Vimmerby inte har några åtgärdsförslag att skicka med...borde man inte ha det när man nu är mitt inne i en helt ny process? Tjänstemännen hade nog velat ha några riktlinjer i detta. Den nya budgetprocessen skulle ju kunna beskrivas i detta sammanhang så att den blir tydligare för revisorerna, oppositionen och för medborgarna så att den är förankrad och kommunicerad på ett demokratiskt sätt. 

Men KF har som sagt krävt ett svar från KS angående bristerna som påvisas i granskningen. Svaret är skrivet av kommunchefen och ekonomichefen nedan. Detta svar finns inte i protokollet från KS den 17/2 så det kommer här för de som vill veta mer om det som kommunalrådet och folkpartister diskuterar på insändarsidorna i Vimmerby tidning för tillfället. Det är ju budgetprocess och ITSAM som de flesta insändare handlar om nu för tiden. 

 

Kommunchefens bedömning:

Ledningen delar de bilder som beskrivs i rapporten. Den revisionella bedömningen i rapporten ger en god sammanfattning över läget. Rapporten kommer att finnas med som ett fortsatt stöd i utvecklingsarbetet framöver.

Den beskrivning som följer anges endast för att för att oinvigda ska kunna få nödvändiga svar som ej har vetskap om bakgrunden. De kan annars ställa sig frågan hur det kommer sig att revisionens bedömning visar på en så stor förbättringspotential. Av den anledningen finns behov av en kortare historiebeskrivning, ej för att beskriva missnöje. På förvaltningen fokuserar vi helt på att utveckla organisationen, utifrån vårt nuvarande läge, i rätt riktning för att uppnå mer framgångsrika resultat, inte alls på bakgrunden varför vi befinner oss där vi gör.

Redan år 2011 konstaterades det i en extern utredning att arbetsätt och metoder var starkt föråldrade i Vimmerby kommun. Rapporten visade på ett stort behov av förändrat arbetsätt samt tillförsel av kunskaper om modern ekonomistyrning. Det saknades och saknas tidsenligt IT-stöd för arbetet. Flera konsulter som varit på plats under den senaste mandatperioden har framfört att arbetssätt och tillgång till nuvarande stöd hör hemma i arbetssätt på 1980 och 1990- talet.
Sedan 2011 har i princip hela personalstyrkan förändrats. Ibland har det handlat om naturliga personalavgångar, men också uppkomna vakanser och långt pågående sjukskrivningar.  En nyckelfunktion anställdes under 2013 med ansvar för ekonomiavdelningen, men valde att sluta sin tjänst efter mindre än ett år. I avslutningssamtalet framkom att chefen inte var beredd att anta den utmaning och det engagemang som det nödvändiga omställningsarbetet kräver. Därefter följde en tid där läget periodvis varit så ansträngt att "konsulter har fått leda konsulter". Detta för att avdelningen skulle kunna leverera nödvändiga basuppgifter somdelårsuppföljning, årsredovisning och bokslut, budget samt lagstadgad SCB- statistik. 
Ekonomiavdelningen med ekonomichef i spetsen har till uppgift att leda arbetet på ekonomiavdelningen, samordna ekonomiarbetet på kommunstyrelseförvaltningen. Inte minst ska också ekonomistyrningsarbetet samordnas för alla kommunens förvaltningar och dessutom erforderlig koncernredovisning. Kommunstyrelseförvaltningen har under den sista mandatperioden omstrukturerat sin verksamhet och minskat administrationen med 6 tjänster under 2011 och 1,5 tjänst under hösten 2014. Den omstrukturering som skedde 2011 påverkade ekonomiavdelningen i direkt form av minskade resurser och övriga i indirekt form. I övrigt ska rutiner tas fram för internkontroll bl a vad gäller kommunens inköp och upphandlingar.
Kommunchefen har lagt energi på att bemanna avdelningen med fungerande ledning och stötta avdelningens arbete i övrigt. Under förra året rekryterades en ny ekonomichef och den bemanning som finns på plats idag gör ett mycket gott jobb utifrån de förutsättningar som ges. Behov finns att komplettera avdelningen med två till funktioner. Rekrytering pågår. Under tiden kommer vi åter igen att behöva använda oss av tillfälliga resurser.
Kommunchefen bedömer med ovanstående bakgrund att det kommer att ta 2-3 år att nå en organisation som till fullo kan hålla i och leverera det som förväntas i revisionsrapporten inkl tidigare revisionsrapporter kring intern kontroll. Om ambitionsnivån ska höjas i arbetet krävs mer insatta resurser.
För tydlighetens skull ska ovanstående arbete utföras samtidigt som utgifterna i kommunens driftsbudget ska minskas med 20-30 miljoner. Det är inte osannolikt att resursförstärkning behöver ske för att hantera det som det uppdraget innebär.


Ekonomichefens bedömning:

 

Den revisionella bedömningen i rapporten ”Granskning av kommunens budgetprocess” ligger väl i linje med egen bedömning efter 10 månader på plats i Vimmerby kommun som ekonomichef. Vimmerby kommun har för åren 2012-2013 och 2014-2015 tillämpat tvåårsbudget. I teorin och på ritbordet är idén god men det har inte fungerat i praktiken. Det beror på flera saker. Det främsta är att planen för år två tappades bort på vägen.

 

Genom beslut att återgå till ettårsbudget har det första och största steget tagits till att återfå kontrollen över Vimmerby kommuns ekonomi och budget.

 

2016 års budgetarbete startade i slutet av januari 2015. En tidplan för budgetarbetet med tidssatta aktiviteter har tagits fram. Det finansiella mål som idag finns (resultatet ska uppgå till minst två procent) kommer att kompletteras med ytterligare två övergripande finansiella mål. Kommunfullmäktige kommer i juni 2015 att ta beslut om budget 2016 och skattesats. Tidigare har beslut om budget tagits i november men nu flyttas detta till juni för att nämnderna ska få mer tid att jobba med de aviserade anpassningarna och nå effekt redan år 2015.

 

För att öka delaktigheten och involvera nämnderna har kommunens ekonomer numera regelbundna inbokade ekonomimöten.

 

Vad gäller uppföljningar är målet att få till bättre och tätare uppföljningar. Om det sedan fortsättningsvis visar sig att nämnderna har svårt att rymma sin verksamhet inom tilldelad ram och budget så vilar ett ansvar på kommunstyrelsen att kräva återrapportering och åtgärdsförslag på hur nämnderna ska återställa eventuella underskott.

 

Vi måste också bli bättre på att nyttja och utveckla våra system, till exempel det centrala ekonomisystemet. Idag sker mycket arbete i excel utan automatiska länkar och kopplingar vilket ökar risken för fel. På samma sätt blir detta arbete sårbart när personal slutar.

 

Just nu är ekonomiavdelningen inne i en generationsväxling. Två rekryteringar pågår i skrivande stund. Att få vara delaktig i detta arbete är spännande och på sikt kommer det att bli mycket bra.