ITSAM

Förra veckan kom revisorernas granskning av ITSAMs implementering i Vimmerby kommun och ITSAMs egen rapport om IT-kostnaderna i Vimmerby och jämförande kommuner. Årsredovisningen för 2014 och revisionsberättelse finns i denna länk liksom ITSAMs egen rapport om kostnader och hela granskningsrapporten från revisorerna. 

http://www.vimmerby.se/PageFiles/4798/Bilagor%20ärende%204,%206,%2021,%2022,%2027%20KF%202015-04-27%20red.pdf

Det finns fördelar och nackdelar som som påvisas i båda dessa rapporter och enligt mig finns det mycket som kan effektiviseras och det finns stora kostnadsbesparingar inom IT i Vimmerby kommun. 

En låg-och mellanstadieskola i kommunen kommer att halvera antalet datorer eftersom det är så dyrt att leasa datorer inkl. support från ITSAM. Det är inte en bra utveckling för barnen i Vimmerby kommuns skolor. 

Det borde bli mer datortätt och inte mindre datortätt eftersom det finns familjer som inte har tillgång till datorer. Då måste skolan ha samma eller större datortäthet i framtiden. Halvering av antalet datorer på Storebro skola från 16 till 8 datorer är inte bra, anser jag men tyvärr nödvändig. Det borde finnas enklare och billigare sätt att förse skolor med IT än det som just nu levereras av ITSAM även om deras egen rapport visar att Ydre kommun har mycket större kostnad per dator än Vimmerby kommun. 

Revisorerna visar på ineffektivitet samtidigt som jag inser att IT-samverkan mellan kommuner är bra. Tyvärr föreslår de båda kommunalråden avslag på vår motion om att inrätta IT-råd för att förbättra kommunikationen mellan ITSAM och Vimmerby kommuns verksamheter. De jämför ett IT-råd med landsbygdsrådet och pensionärsrådet i Vimmerby kommun. För min del kan benämningen kallas IT -samråd om det är lättare att förstå. Behovet är stort av bättre transparens mellan ITSAM och exempelvis Vimmerby gymnasium och alla grundskolor i kommunen samt Högskolecentrum som för en tid sedan skrev ett öppet brev till alla politiker i Vimmerby om deras synpunkter på ITSAM. Det finns behov att en grupp som brinner för IT som kan samråda med ITSAM om verksamheternas behov. 

Ur granskningsrapporten som ska godkännas av KF den 27/4 och där KS uppmanas att lämna åtgärdsförslag. Ett av råden i rapporten är att KS ska inleda en uppföljning av ITSAM-avtalet vilket inte ännu har gjorts trots att det finns beslut i KF om att det ska göras kontinuerligt. 

1. Revisionell bedömning och 

rekommendationer 

1.1. Allmänt 

Vi bedömer att kommunstyrelsen till delar säkerställer att IT hanteras på ett 

ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Detta grundar vi på respek

tive bedömning under revisionskriterierna. 

Vi bedömer att medlemskapet i ITSAM är ett bra initiativ. Vi anser att ITSAM 

skapar förutsättningar för Vimmerby kommun att nå en ändamålsenlig !T

hantering som stödjer verksamheterna. Vi kan konstatera att delar av Vimmerby 

kommuns organisation och ITSAM ännu inte funnit sina samverkansformer. 

1 .2. Revisionskriterier 

1.2.1. Detfinns styrande och stödjande dokument avseende IT 

som är kända och tillämpas. 

Vi bedömer att det finns styrande och stödjande dokument till vissa delar. De dokument som finns och är beslutade i kommunfullmäktige är Informationssäkerhetspolicy och dokument avseende informationssäkerhet. Dokumenten är nyligen upprättade och har inte kommunicerats ut till användarna. Detta bekräftas också av de svar som användarna har lämnat i enkäten. 

Vi bedömer vidare att det saknas övergripande strategiska dokument som beskriver verksamheternas framtida krav på IT och hur dessa ska tillgodoses. Vi anser att 

respektive nämnd bör ta fram ett underlag för sin verksamhet som sedan kan ligga 

till grund för en kommunövergripande strategi. 

Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar attfölja upp att ITSAM tar fram förslag 

till gemensamma strategi- och policydokument inom !T-området, enligt gällande 

avtal. 

1 .2.2. Roller och aiisvm·avseende !T-hanteringen är tydliga. 

Vi bedömer att gällande avtal mellan ITSAM och Vimmerby kommun tydliggör 

ansvar och roller inom IT-området. Vi kan konstatera utifrån gjorda intervjuer att 

alla inte upplever att roller och ansvar är tydliga. Vidare visar enkätsvaren att även 

användarna upplever denna otydlighet. Vi anser att kommunstyrelsen behöver 

säkerställa att roller och ansvar blir tydliggjorda. 

När det gäller socialnämndens verksamhetsområde finns en fungerande kund

grupp inom ITSAM, som behandlarIT-frågor kopplade till denna nämndens 

verksamhet. Vi anser att övriga nämnder bör sträva efter att få till stånd ett väl 

fungerande samarbete med ITSAM för sina respektive verksamheter. 

1.2.3. Det sker en uppföljning att avtalet med ITSAM och övriga 

styrande dolcument efterlevs. 

Någon uppföljning av avtalet med ITSAM har inte skett. Vi anser att kommun

styrelsen bör initiera en uppföljning av gällande avtal. 

ITSAM har genomfört en kundenkät avseende sin servicedesk. Frågorna 

behandlade komptens, bemötande, återkoppling och öppettider. Resultatet visade 

att bemötande fick högst betyg medan återkoppling fick lägst betyg. Vi anser att 

denna typ av uppföljning bör redovisas i kommunstyrelsen och att styrelsen fattar 

beslut om eventuella åtgärder vid behov. 

Det har inte skett någon uppföljning av de nyligen framtagna styrdokumenten. 

1.2.4. Det sker uppföljning mot användarna i syfte att säkerställa 

att gemensam infrastukturfungerar tillfredsställande. 

Vi har i samband med intervjuerna fått bilder av att Vimmerby kommuns infra

struktur har för låg kapacitet i förhållande till verksamheternas behov. Vi bedömer 

att respektive verksamhet måste tydliggöra sina krav och behov för att kunna 

bedriva en ändamålsenlig verksamhet. Detta bör sedan ligga till grund för politiska 

prioriteringar av IT-satsningar. 

1 .2.5. Det sker uppföljning och kontroll av !T-relaterade kostna

der. 

Det sker ingen uppföljning av !T-relaterade kostnader i varken kommunstyrelsen 

eller nämnderna. Vi anser att uppföljning av !T-relaterade kostnader ska ske 

regelbundet i samtliga politiska organ. Vi bedömer detta som särskilt viktigt då 

kostnaden för ITSAM ifrågasätts. Jämförelsen av !T-kostnader med Eksjö och 

Tranås är ett bra initiativ. Det är inte tillfredsställande att nämnderna upplever det 

svårt att stämma av sin !T-kostnad som ITSAM fakturerar. 

1 .2.6. Detfinns ändamålsenliga rutiner och ansvarfor rapporte

ring och hantering av incidenter (problem) samt stöd till 

användare. 

Vi bedömer att det i stort sett finns ändamålsenliga rutiner och ansvar för 

rapportering och hantering av incidenter. Samtliga !T-relaterade frågor ska enligt 

avtalet slussas via ITSAM:s servicedesk, även frågor som tillhör systemansvarig för 

förvaltningssystem. Ärendet ska skickas vidare efter ett överenskommit 

flödesschema. Inom flera förvaltningar kontaktar användare systemansvarig 

direkt. 

Vi har i intervjueran och i enkäterna fått svar som visar att det förekommer allt för 

många problem som påverkar verksamheten negativt. Vi anser därför att 

respektive förvaltning bör göra en fördjupad analys över sina problem för att få till 

stånd en åtgärdsplan för att minimera dessa. 

1.2.J. !T-användningen stödjer en effektiv och säker verksamhet. 

Vi bedömer att !T-användningen inte till alla delar stödjer en effektiv och säker 

verksamhet. Detta grundar vi framförallt på antalet problem som användarna har 

gett uttryck för i enkätsvaren.